DI’ STOP AI RITARDATI PAGAMENTI

Quello dei mancati o tardati pagamenti è un tema all’ordine del giorno nel mio lavoro, che coinvolge numerosi imprenditori e minaccia la liquidità delle loro aziende, rendendo instabile la loro sopravvivenza.

Quante volte accade che passi troppo tempo tra il momento in cui i clienti pagano (o dovrebbero pagare) e le scadenze da rispettare per onorare i fornitori, le banche, gli affitti o gli stipendi dei dipendenti?

Imprevisti di questo tipo costringono l’azienda ad attingere al proprio capitale operativo, spesso già misurato e, se la situazione diventa cronica, possono incidere in modo rilevante sulla vita dell’azienda, affossando il suo business, provocando emorragie di liquidità o addirittura spingendola a chiudere definitivamente i battenti.

A peggiorare la situazione, talvolta, è l’indole fiduciosa di alcuni imprenditori che, per timore di compromettere il rapporto commerciale (molto spesso già deteriorato, in quanto il sinallagma tra le due prestazioni ne è già uscito zoppicante), accettano ingiustificati ritardi di pagamento, determinando una crescita incontrollata dell’esposizione, e sono refrattari ad attivare una risoluta attività di recupero crediti.

Sul versante opposto, il metodo del recupero crediti “homemade” interno all’azienda, non rappresenta la soluzione del problema ma ne crea spesso di nuovi. Ad esempio può aggravare l’ufficio amministrativo (sovente non esperto né dotato delle necessarie competenze per fronteggiare pretestuose controversie commerciali) di altro lavoro di scarso valore aggiunto, sottraendo tempo prezioso alle incombenze quotidiane e rappresentando un costo per l’azienda creditrice.

Non si può inoltre trascurare la componente emotiva che entra in campo: da un lato i creditori con e-mail o telefonate di fuoco e poco concilianti (quando si hanno crediti da recuperare e si è parti dirette in causa, in genere, la pazienza è la prima virtù che si tende a perdere), dall’altro l’imbarazzo o il menefreghismo dei debitori di fronte all’attività di sollecito.

Che tu sia imprenditore iracondo o fiducioso, senza un’adeguata preparazione in tema di gestione del credito il risultato non cambia: i tempi di risoluzione sono incerti e non tracciati e l’intero processo del recupero crediti è lasciato alla buona volontà del debitore di adempiere.

Ecco perché è di fondamentale importanza, sia per piccoli imprenditori che, a maggior ragione, per grossi colossi, mettere in campo una fondamentale attività di gestione dei crediti.

GESTIONE CREDITI VS RECUPERO CREDITI

PERCHE’ PREVENIRE MEGLIO CHE CURARE

Che cos'è la gestione del credito?

La gestione del credito si compone di tutte quelle attività propedeutiche e preventive dirette a salvaguardare la disponibilità di cassa e rimuovere a monte il rischio di insolvenza; si pensi ad esempio:

•   ANALISI (IMPRESCINDIBILE) DELLA CLIENTELA: valutazione iniziale (e costante) del cliente con cui intraprendere una collaborazione.

Poiché la fiducia è un capitale che si perde con una singola giocata, conoscere evita di giocarsi tutti i quattrini sul tavolo della roulette e di finire irrimediabilmente sul lastrico.

Qualche regola basilare

Che cosa bisogna valutare di preciso per una corretta gestione del credito?

•   Il bilancio (fatturato, utile, debiti verso Banche o Fornitori);
•   Trend di volume dei ricavi ed andamento dei debiti (in calo o in crescita);
•   Redditività migliore o peggiore alla media del settore di appartenenza;
•   Dimensione aziendale (si pensi ad esempio ad una ditta individuale senza ulteriori addetti all’infuori dell’imprenditore e con scarse possibilità di ricorrere a finanziamenti per superare momenti di bassa congiuntura, o al contrario, ad un grande colosso, con una struttura organizzativa articolata alle spalle e dotato delle necessarie risorse finanziarie che gli permettano di restare in piedi e non soccombere quando sopraggiungano momenti di recessione);
•   Comportamenti dell’azienda (eventuali procedure concorsuali in corso, protesti, (s)correttezza del rapporto commerciale o segnalazioni per ritardati o mancati pagamenti).

Non ignorare i campanelli d'allarme

Ascolta la voce della tua coscienza, ma soprattutto non ignorare i seguenti campanelli d’allarme che dopo la lettura di questo articolo ti dovranno rimbombare all’avvicinarsi del rischio di ritardati pagamenti.

Sono indici di ritardati o, peggio, mancati pagamenti:

•   Impossibilità di contattare il cliente, che si rende irraggiungibile telefonicamente, ignora ogni genere di comunicazione e fa disperdere ogni sua traccia;
•   Pagamenti che tardano ad arrivare, ricevute bancarie non ritirate ed insolute o assegni protestati;
•   Copioso turnover del personale;
•   Richiesta di messa in liquidazione o di ammissione a concordati preventivi;
•   Aumento di controversie;
•   Aumento di informazioni commerciali
•   Reputazione in calo (ricordate: vox populi, vox dei!)

Non aspettare altro tempo (se non vuoi dissipare altro denaro):

Una volta acquisita l’importanza delle informazioni commerciali preliminari e data la giusta attenzione ai segnali di avvertimento che possono presagire ritardati pagamenti e conseguenti fasi congiunturali avverse, adottare una corretta policy aziendale è il primo passo fondamentale per avere la situazione sotto controllo e gestire adeguatamente il pericolo di insolvenze.

Affinché la gestione crediti sia valida, servono regole chiare ed incontrovertibili già in fase di vendita e prima che inizi il rapporto commerciale.

Se l’incasso è l’ultimo step del ciclo attivo, diventa essenziale intervenire a monte. In particolare è bene:

•   Prevedere termini di pagamento chiari (ad esempio se un’azienda non è disponibile a pagare nel corso del mese è preferibile indicare 30gg fine mese anziché 30gg data fattura);
•   Indicare con precisione lo strumento di pagamento (gli strumenti più efficienti per il fornitore sono per ordine: la ricevuta bancaria e il rid, il bonifico e infine l’assegno (che pur costituendo un titolo esecutivo nasconde sovente dei rischi, essendo legato alla disponibilità sul conto corrente del titolare del carnet dei soldi sufficienti per soddisfare integralmente chi porterà tale assegno in banca);
•   Assicurarsi che la consegna, il contenuto ed i tempi di consegna rispettino quanto concordato in fase contrattuale, al fine di mettersi al riparo da possibili contestazioni;
•   Monitorare le esposizioni, adottando una procedura ben documentata di controllo del credito (prestate attenzione alle scadenze);
•   Se ravvisi un ritardo nel pagamento, contatta tempestivamente il tuo cliente per verificarne i motivi (è possibile infatti che l’incasso sia sfuggito e non sia stato correttamente contabilizzato oppure che ci sia una contestazione sulla fornitura erogata. In tal caso, se la contestazione è fondata, è necessario intervenire per superare l’impasse e non compromettere il rapporto commerciale; se è pretestuosa raccomando di sospendere la fornitura ed attivare immediatamente una decisa attività di recupero dei crediti scaduti).

Comportamenti da evitare

Se non vuoi innescare emorragie di liquidità determinate da ritardati pagamenti, evita come la peste di avviare trattative commerciali anche con clienti che non rientrano nel tuo target e che sono di dubbia solidità (perché per esempio in passato non hanno rispettato piani di rientro e si sono resi destinatari di azioni legali, o perché hanno avuto storie di recuperi difficili, oppure perché hanno scelto la tua azienda solo perché il loro fornitore abituale ha interrotto la fornitura a causa dei mancati pagamenti).

Partendo dalla convinzione che prevenire è meglio che curare - e che dunque una corretta gestione dei crediti ex ante evita di doversi occupare internamente delle insolvenze o a ricorrere ad un’agenzia di recupero crediti poi -i nostri servizi cercando di rimuovere a monte le cause che generano l’insolvenza.

In che modo si articola la gestione del credito in Credit Team?

•   Analisi e valutazione del portafoglio crediti dell’azienda;
•   Analisi dei debitori con preventiva raccolta di informazioni relativa a:

- rintraccio anagrafico (in caso di irreperibilità);

- verifica stato attività;

- controllo negatività / protesti;

- verifica procedure in corso;

- segnalazioni per ritardati o mancati pagamenti;

•   Monitoraggio continuo dei debitori;
•   Servizio di e-mail-alert per preavvisare al debitore la scadenza della fattura;
•   Puntuale verifica del pagamento sull’istituto bancario di riferimento;
•   Solleciti costanti ed efficaci per il recupero dei crediti insoluti.

Quali sono i vantaggi del nostro intervento di gestione crediti?

•   Risoluzione in anticipo, rispetto alla data di scadenza, delle possibili cause di ritardo o di morosità;
•   Liberazione delle risorse interne all’azienda da un’attività diversa da quella fondamentale di quest’ultima;
•   Una riduzione degli oneri finanziari (il costo fisso del personale interno viene infatti soppiantato dal costo variabile della nostra commissione che è commisurata ai risultati raggiunti e legata agli effettivi recuperi);
•   Un maggior monitoraggio dei tempi di incasso;
•   Un aumento del circolante, con conseguente miglioramento della liquidità aziendale e del rating bancario.

Un ultimo consiglio

Per concludere, prima di gettarti a capofitto in una nuova trattativa commerciale, cerca di conoscere a fondo il cliente con cui ti dovrai interfacciare e ricorda sempre: così come prevenire è meglio che curare, allo stesso modo gestire è meglio che recuperare!

E se la gestione crediti ha deluso le tua aspettative, non ti aspetta che valutare il recupero crediti.

Nel prossimo articolo parleremo proprio di RECUPERO CREDITI

“Ciò che chiamiamo caso non è e non può essere altro che la causa ignorata di un effetto noto

- Voltaire

 

Autore:

Francesca | Team Leader Area Sviluppo